Im Geschäftsleben sind korrekte und professionelle Rechnungen essentiell. Denn: Treten dabei Fehler auf, dürfen Kunden die Zahlung verweigern. Zudem entsteht jede Menge Mehraufwand:  Denn in diesem Fall müsste das Ganze storniert und überarbeitet werden. Das kostet Zeit und Nerven. Darüber hinaus hinterlassen fehlerhafte Rechnungen alles andere als einen professionellen Eindruck. Nicht zuletzt kann es zu Problemen mit dem Finanzamt kommen. Typische Problemstellen sind beispielsweise fehlende fortlaufende Rechnungsnummern als Nachweise einer lückenlosen Buchhaltung und der korrekte Ausweis der Umsatzsteuer. Kurzum: Durch das korrekte Schreiben von Rechnungen lässt sich jede Menge Ärger vermeiden.  

Trotzdem schreiben Viele ihre Rechnungen noch immer mit Word oder Excel. Das kostet Zeit und ist fehleranfälliger. Einfacher und entspannter macht das Erstellen von Forderungen eine Buchhaltungssoftware. Sie ersparen sich Stress mit Kunden und Finanzamt, hinterlassen einen professionellen Eindruck und vereinfachen zudem die Einnahmenplanung. Außerdem kommen automatisch alle Grundsätze einer ordentlichen Buchhaltung zum Einsatz. Dazu zählen:

• Alle steuerlich relevanten Dokumente wie Rechnungen gilt es unveränderbar zu erstellen und aufzubewahren (also GoBD-konform). Sind Änderungen erforderlich, müssen diese nachvollziehbar dokumentiert werden.
• Alle steuerlich relevanten Unterlagen zu sämtlichen Geschäftsvorfällen gilt es zu dokumentieren und bis zu zehn Jahre lang vollständig aufzubewahren. Ferner müssen diese im Fall einer Prüfung jederzeit zugänglich sein.

Buchhaltungsprogramme für kleine Unternehmen im Test

IMTEST hat getestet, welches Buchhaltungsprogramm sich am besten rechnet.

von Nils Matthiesen

Rechnungen: Das leistet gute Buchhaltungssoftware

Gerade, wenn es ums Schreiben von Rechnungen geht, sind aber weitere Punkte interessant.

• Lassen sich eigene Logos und das Corporate Design in die Rechnung einbinden?
• Lassen sich die Rechnungen direkt über die Software verschicken (zum Beispiel per Post oder E-Mail)?
• Kann die Buchhaltungssoftware Angebote automatisch in Rechnungen umwandeln?
• Ist ein Mahnwesen in die Rechnungssoftware integriert, das zum Beispiel automatisch erkennt, wann Zahlungen überfällig sind und entsprechend das Erstellen von Mahnungen erleichtert?  
• Ist die Zahl der Rechnungen pro Jahr beschränkt?

Alle diese Punkte erfüllt beispielsweise der IMTEST-Testsieger Lexoffice. Mit dessen Hilfe schreiben Sie schnell und komfortabel unbegrenzt Rechnungen, passen diese dem Firmendesign an und gleichen Eingänge und Kosten mit dem Bankkonto ab. Dabei lassen sich Rechnungen einfach von jedem Computer mit Internetzugang oder mit der Lexoffice-App online erstellen – egal, wo man sich gerade aufhält. Und das Wichtigste: Lexoffice ist GoBD testiert. Der Dienst erfüllt somit sämtliche Anforderungen beim Angebote und Rechnungen schreiben vollautomatisch. Ideal vor allem für Kleinunternehmer, die bisher mit herkömmlichen Textverarbeitungsprogrammen gearbeitet haben. Ebenfalls praktisch: Kunden, Artikel und Dienstleistungen lassen sich aus anderen Systemen via CSV importieren. Aber selbst, wann das nicht möglich ist, erweist sich die Rechnungserstellung als erstaunlich simpel.

Rechnungen erstellen mit Lexoffice in drei Schritten

1. Im Lexoffice-Dashboard klicken Sie oben rechts auf Neue Rechnung. Die selbsterklärende Eingabemaske führt Sie nun Schritt für Schritt durch die Belegerstellung. Falls noch nicht geschehen, legen Sie zunächst den Kunden inklusive Anschrift und Kontaktdaten an. Ansonsten klicken Sie einfach ins oberste Feld und wählen im Dropdown-Menü den gewünschten Kunden aus.

2. Lexoffice sorgt dafür, dass auf Ihren Rechnungen alles Wichtige steht – Sie müssen nur noch die Daten ergänzen. So fügt der Dienst automatisch sorgfältig ausformulierte Standardtexte in die Rechnung ein, beispielsweise einen Einleitungstext und eine Nachbemerkung. Die Texte können Sie bedenkenlos verwenden. Natürlich haben Sie auch die Möglichkeit, die Formulierungen zu editieren oder eigene Texte einzufügen.  

3. Tragen Sie nun die Positionen der Rechnung inklusive Menge, Preis, Umsatzsteuer und ggfs. Rabatt ein. Tipp: An dieser Stelle haben Sie Möglichkeit, Positionen abzuspeichern, um diese einfach für künftige Rechnungen übernehmen zu können. Klicken Sie dazu unter einer Belegposition auf Produkt/Service anlegen. Anschließend erscheint eine Maske inklusive Feldern für Bezeichnung, Beschreibung, Nettopreis und Bruttopreis sowie Einheit. Per Klick auf Speichern übernehmen Sie die Einträge anschließend als Beleg-Position für künftige Angebots– oder Rechnungsstellungen.

Darüber hinaus bietet Lexoffice viele Zusatzfunktionen und Validierungen im Hintergrund zur konformen Rechnungsstellung. Dazu gehören zum Beispiel das Anhängen von AGBs, der Wechsel von Einheiten (z.B. Stück, Stunde, Kilogramm), das Arbeiten mit Serienrechnungen, innergemeinschaftliche Lieferung oder Abschlagsrechnungen.

Schon während der Eingabe der einzelnen Posten berechnet Lexoffice automatisch den Gesamtbetrag abzüglich eingeräumter Rabatte oder Boni. Zahlungsbedingungen können Sie nun im Fußbereich auswählen oder neu erfassen.

4. Weiter geht’s per Klick auf Weiter zur Vorschau: Prüfen Sie, ob alle Angaben in der Rechnung sowie das Layout auf Richtigkeit. Falls nötig, springen Sie mit einem Klick auf den Pfeil oben links zurück zur Bearbeitung. Ansonsten haben Sie an dieser Stelle die Möglichkeit über Alternative anlegen individuelle Rechnungen zu gestalten. Dabei haben Sie die Wahl aus anpassbaren Vorlagen sowie komplett eigenen Designs inklusive Firmenlogo. Gut zu wissen: Wichtige Firmendaten wie die Bankverbindung oder Kontakt müssen Sie für die Ausgangsbelegerzeugung nur einmal eingeben. Anschließend werden diese automatisch auf allen Belegen platziert.

5. Fertig zum Senden? Mit einem Klick auf Per E-Mail senden ist die Rechnung schon so gut wie bei Ihrem Kunden. Sie müssen nicht einmal einen Text verfassen, sondern nutzen einfach die Vorlage. Die Rechnung fügt Lexoffice automatisch als Anhang hinzu. Alternativ ist es selbstverständlich möglich, die Rechnung ausdrucken, als PDF oder einfach als Entwurf zu speichern.

Fazit

Lexoffice macht das Schreiben von Rechnungen zum Kinderspiel. Im Gegensatz zu Exceltabelle oder Wordvorlage, die sowieso nicht GoBD-konform sind, reduziert der Dienst den Aufwand auf das absolute Minimum.

Lexoffice zum Schnäppchenpreis

Die Finanzen immer unter Kontrolle: Buchen Sie den Testsieger der Buchhaltungsprogramme Lexoffice zum Vorteilspreis.

von Nils Matthiesen