Das Bundesarbeitsgericht (BAG) verkündete am 13. September 2022, dass Unternehmen die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter erfassen müssen. Zwar will die Bundesregierung ein entsprechendes Gesetz im ersten Quartal 2023 auf den Weg bringen. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt aber ab sofort, so das BAG in seiner schriftlichen Urteilsbegründung, die jetzt veröffentlicht wurde.
Damit ist nicht mehr nur die Dokumentation von Überstunden obligatorisch. Arbeitgeber müssen fortan die gesamte Arbeitszeit ihrer Angestellten erfassen. Dafür gibt es verschiedene Methoden. Welche Software sich am besten eignet, erfahren Sie hier.
Kritik an der Arbeitszeiterfassung
Lexware, Marktführer im Bereich Business Software, hat in einer Umfrage 2.625 Selbstständige, Klein- und Kleinstunternehmen mit mindestens einem Mitarbeitenden zur Arbeitszeiterfassung befragt. Tatsächlich dokumentieren bereits 49 % der Umfrageteilnehmer die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter. In den Ergebnissen der Studie kristallisiert sich auch ein möglicher Grund heraus: Aufgrund des Mindestlohngesetzes muss die Arbeitszeit von geringfügig Beschäftigten festgehalten werden. In Branchen, in denen verhältnismäßig viele Minijobber tätig sind, ist die Arbeitszeiterfassung daher schon weit verbreitet.
Bei kleineren Unternehmen stößt das BAG-Urteil auf Ablehnung. 51 % der Unternehmen mit bis zu 10 Mitarbeitern befürchten einen zeitlichen und bürokratischen Mehraufwand, der obendrein das Betriebsklima beeinträchtigen könnte. Statt Vertrauen herrsche plötzlich Kontrolle am Arbeitsplatz, so der Tenor. Diese Skepsis bezüglich der Arbeitszeiterfassung ist nachvollziehbar. Unternehmen und Mitarbeiter können davon aber auch profitieren.
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Vorteile für Arbeitgeber und Mitarbeiter
Arbeitgeber überblicken mithilfe der minutengenauen Arbeitszeiterfassung präzise die Kapazitäten ihrer Mitarbeiter und können auf Basis der daraus gewonnenen Erkenntnisse den Workload umverteilen, Abteilungen umstrukturieren und Gewinnsteigerungen generieren. Des Weiteren lassen sich aus der Arbeitszeiterfassung die genaue Anzahl an Arbeitsstunden ableiten, die in bestimmte Projekte geflossen sind. Auf dieser datengestützten Grundlage geht die Rechnungsstellung viel leichter von der Hand und kann dem Kunden nachvollziehbarer kommuniziert werden.
Arbeitnehmer wiederum behalten dank der Arbeitszeiterfassung ihre tatsächliche Stundenanzahl im Blick. Gesetzlich vorgeschriebene Ruhepausen sind damit garantiert und unbezahlte Überstunden gehören der Vergangenheit an. Gleiches gilt auch für das Abfeiern oder Abbummeln. Wer etwa unter der Woche Überstunden anhäuft und sich in Absprache mit dem Chef am Freitag früher ins Wochenende verabschiedet, kann sich auf sein Arbeitszeitkonto berufen und muss nicht befürchten, bei den Kollegen in Missgunst zu geraten.
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Arbeitszeiterfassung: Excel ist nicht zu empfehlen
In der Umfrage von Lexware geben fast zwei Drittel der Unternehmer an, dass sie das System für die Arbeitszeiterfassung selbst wählen möchten. Überraschenderweise greifen 51 % der Befragten, die schon eine entsprechende Dokumentation durchführen, nach wie vor zu Papier und Stift. 21 % verwenden dafür vorgesehene Software-Lösungen. 24 % tragen die Arbeitszeiten in Excel und vergleichbare Tabellen-Programme ein.
Das Microsoft-Urgestein hat aber Nachteile: Stichwort DSGVO. Es handelt sich bei den Arbeitszeiten um personenbezogene Daten, die nach einem bestimmten Zeitraum gelöscht werden müssen. Jeder Mitarbeiter mit Zugriff hat allerdings die Möglichkeit, Kopien herunterzuladen, die der Löschung entzogen werden könnten. Weiterhin ist die manuelle Pflege und Aktualisierung von Tabellen zeitaufwändig und fehleranfällig. Letztendlich ist Excel als Allrounder nicht auf die spezifischen Anforderungen der Arbeitszeiterfassung zugeschnitten.
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