Wie ist das Jahr finanziell gelaufen? Eine Frage, die Sie nicht nur als Selbständiger glühend interessiert, auch das Finanzamt ist scharf auf Ihre Zahlen. Aus diesem Grund gilt es zum Ende des Geschäftsjahres einen Jahresabschluss zu erstellen, um diesen zusammen mit der Einkommenssteuererklärung dem Finanzamt vorzulegen. Nutzen Sie eine Buchhaltungssoftware wie Lexoffice, ist das mit wenigen Klicks erledigt.

Jahresabschluss: Darum ist er Pflicht

Der Jahresabschluss gehört laut des Handelsgesetzbuchs (HGB) für alle ordentlichen Kaufleute zur Pflichtübung. Das beinhaltet jedes Unternehmen und alle Selbstständigen, die im Handelsregister eintragen sind. Ausgenommen sind Einzelkaufleute, die an zwei aufeinander folgenden Abschlussstichtagen 500.000 EUR Umsatzerlöse und 50.000 EUR Jahresüberschuss nicht überschreiten. Als Kleinunternehmer oder Freiberufler, sind Sie also von der Buchführungspflicht befreit. Zwar hat sich allgemeinen Sprachgebrauch der Jahresabschluss als die grundsätzliche Abschlussrechnung aller Unternehmer, Selbstständigen und Freiberufler etabliert, allerdings reicht für Freiberufler und Betriebe ohne Buchführungspflicht eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR). Generell gilt, dass der Jahresabschluss laut HGB immer die Bilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) beinhaltet.

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von Nils Matthiesen

Die Bilanz im Jahresabschluss

Die Bilanz stellt dabei das Vermögen und die Schulden Ihres Unternehmens gegenüber. Dafür gibt es eine Aufstellung, die aus einer aktiven und einer passiven Seite besteht, die auch Aktiva und Passiva genannt. Die Aktiva stehen links, die Passiva rechts in der Bilanz. Die aktive Seite der Bilanz zeigt die Vermögensformen, den Vermögensaufbau und die Mittelverteilung bzw. Investitionen Ihres Unternehmens. Zur aktiven Seite gehören unter anderem das Anlagevermögen und das Umlaufvermögen. Auf die passive Seite der Bilanz gehören die Vermögensquellen Ihres Unternehmens. Dazu gehören beispielsweise das Eigenkapital, das Fremdkapital und Rückstellungen. Die Aktiva zeigen letztendlich das Vermögen und die Passiva das Kapital Ihres Unternehmens.

Die Gewinn- und Verlustrechnung im Jahresabschluss

Über die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) ermitteln Sie den Erfolg Ihres Unternehmens. Im Prinzip erklärt der Name bereits, was Sie über die GuV wissen müssen: Sie stellen alle Gewinne und alle Verluste des Geschäftsjahres einander gegenüber und erhalten dadurch ein Ergebnis, das im Idealfall ein möglichst hohe Plus-Differenz ausweist. In diesem Fall hat Ihr Unternehmen im vergangenen Geschäftsjahr einen Gewinn erwirtschaftet. Kommt unterm Strich eine negative Zahl heraus, haben Sie Verluste eingefahren.

Den Jahresabschluss vorbereiten

Als Freiberufler oder Kleingewerbetreibender müssen Sie Ihr Betriebsergebnis mit einer Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) ermitteln. Das benötigen Sie dazu:

• Verträge: Übersicht und Kopien aller Verträge (Personal, Kredite, Versicherungen etc.) rund um Ihr Unternehmen und Ihre Angestellten
• Buchungsbelege: Nutzen Sie eine Buchhaltungssoftware wie Lexoffice, haben Sie vermutlich bereits dafür gesorgt, dass sämtliche Belege (Einnahmen, Ausgaben) sowie Eingangsrechnungen gebucht sind. Falls nicht, holen Sie das jetzt nach.
• Anlagevermögen: Sie benötigen eine Übersicht aller Vermögensgegenstände (wie Computer, Büroausstattung usw.) inklusive einer detaillierten Überprüfung, ob alle Zu- und Abgänge korrekt erfasst wurden.
• Inventur: Erfassen und bewerten Sie alle Waren im Bestand. Dabei sollten Sie zwischen halbfertigen und fertigen Vorräten und Handelswaren unterscheiden.
• Fahrtenbuch: Ein vollständig geführtes Fahrtenbuch ist wichtig, denn es bei Betriebsprüfungen werden Fehler gerne beanstandet.
• Rückstellungen: Verbuchen Sie Verbindlichkeiten, die in Höhe und im Bestehen ungewiss, aber mit großer Wahrscheinlichkeit zu erwarten sind. Typische Beispiele sind Pensionen, Steuern, drohende Verluste, Garantien oder Kulanz.
• Abschreibungen: Wertminderungen Ihres Anlagevermögens gilt es entsprechend der Nutzungsdauer der einzelnen Gegenstände zu ermitteln. Hilfreich dabei ist die Abschreibungstabelle.
• Rechnungsabgrenzung: Haben Sie Aufwendungen oder Erträge für das nächste Geschäftsjahr im Voraus bezahlt oder als Einnahmen bereits verbucht, wird der Wert korrigiert und ein sogenannter Rechnungsabgrenzungsposten verbucht. Damit nehmen Sie diese Aufwendungen oder Erträge ins Folgejahr mit.

Tipp: Steuern sparen durch verschobene Einnahmen

Die Höhe Ihres Gewinns bestimmt die Höhe der Steuern. Senken Sie die Steuerlast, indem Sie einerseits Gewinne ins nächste Jahr verschieben und andererseits Investitionen noch vor Jahresende tätigen.  Sprich: Begleichen Sie alle offenen Beträge noch im laufenden Geschäftsjahr und leisten Anzahlungen, wo immer möglich.

Kleinunternehmer & Selbstständige, die zur vereinfachten Gewinnermittlung berechtigt sind, können mittels EÜR (Einnahmenüberschussrechnung) den Jahresabschluss selbst erstellen. Lexoffice unterstützt Sie bei der fortlaufenden Erfassung Ihrer Ein- und Ausgaben inklusive der Belege und erstellt daraus automatisiert die amtliche EÜR. Dazu reichen im Dashboard Klicks auf Belege sowie Einnahmen-Überschussrechnung.

Von der EÜR zur Steuererklärung

Um die EÜR komfortabel von Lexoffice in die Einkommenssteuererklärung zu übertragen, gibt es zwei Möglichkeiten: 

• Durch die Übertragung in das Steuerprogramm smartsteuer: In diesem Fall erstellen Sie Ihre Steuererklärung selbst und übermitteln diese ans Finanzamt.
• In Kooperation mit Ihrem Steuerberater: Dem Steuerberater gewähren Sie Zugang zum Dienst, der dann die Daten für die Steuererklärung in seine Kanzleisoftware übernimmt.

Fazit

Buchhaltungssoftware wie Lexoffice macht es für Kleinunternehmer und Freiberufler besonders einfach, einen Jahresabschluss zu erstellen und die Steuerklärung auf den Weg zu bringen.

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von Nils Matthiesen