Jeder Unternehmer fürchtet sie: die Betriebsprüfung. Dabei ist eine gute Vorbereitung die halbe Miete und die Angst in den meisten Fällen unbegründet. Was Sie über die Betriebsprüfung wissen müssen und welche Unterlagen Sie bereithalten sollten, erfahren Sie in diesem Ratgeber.

Was ist eine Betriebsprüfung?

Formal handelt es sich bei einer Betriebsprüfung um eine Außenprüfung durch das Finanzamt, die der Überprüfung der Buchführung von steuerpflichtigen Unternehmen oder Personen dient. Rechtsgrundlage für eine Betriebsprüfung sind u.a. die Abgabenordnung (AO) sowie die Betriebsprüfungsordnung, die die Regelungen zur Organisation und Durchführung der Betriebsprüfung. Der Prüfungsumfang einer Betriebsprüfung kann sehr unterschiedlich ausfallen und sich auf bestimmte Steuerarten oder Sachverhalte, Besteuerungszeiträume oder Teilbereiche beziehen: Zum Beispiel eine Umsatzsteuersonderprüfung, eine Lohnsteuerprüfung oder die Prüfung der Verfahrensdokumentation.

Die Finanzverwaltung kann grundsätzlich bei jedem Steuerpflichtigen eine Betriebsprüfung durchführen, egal ob Unternehmen, Selbständige oder sogar Privatpersonen. Je größer der Betrieb, desto höher die Wahrscheinlichkeit einer Betriebsprüfung. Bei Großbetrieben ist eine regelmäßige Betriebsprüfung wahrscheinlicher. Allerdings prüfen die Finanzbeamten sehr genau, welche Unternehmen für eine Prüfung in Frage kommen. Dazu bedarf es eines konkreten Verdachts, der die Prüfung rechtfertigt. Je mehr Auffälligkeiten vorliegen, desto wahrscheinlicher ist eine Betriebsprüfung. Folgende Faktoren erhöhen das Risiko einer Betriebsprüfung:

• Auffälligkeiten bei Umsatz, Gewinn und Kosten
• Zahlen, die nicht den Vorjahreswerten oder den Vergleichswerten für Unternehmen der jeweiligen Branche und Größe entsprechen
• starke Umsatzschwankungen.
• Vermögenszuwachs ohne entsprechende Erträge
• Nachzahlungen aus früheren Betriebsprüfungen

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Wie viel Zeit bleibt, sich vorzubereiten?

Eine Betriebsprüfung kann jederzeit stattfinden, das Finanzamt muss sie einem Betrieb aber mit einer angemessenen Frist ankündigen. Diese beträgt bei Großbetrieben rund vier Wochen, bei Kleinbetrieben rund zwei Wochen. Bei Kleinbetrieben dauert eine Betriebsprüfung in der Regel nur ein bis zwei Tage, während sie bei Großbetrieben auch mehrere Wochen dauern kann. Meist umfasst die Betriebsprüfung die letzten drei aufeinander folgenden Jahre. Der Prüfungszeitraum kann aber auch länger oder kürzer sein. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn ein Prüfer eine Prüfung im Jahr 2022 anordnet und bisher nur die Jahre 2017 bis 2019 beim Finanzamt eingegangen sind. Der Prüfer darf nur Steuererklärungen prüfen, die bereits beim Finanzamt eingegangen sind.

Wo wird die Betriebsprüfung durchgeführt?

In der Betriebsprüfungsordnung ist festgelegt, dass die Prüfung im Betrieb stattfindet. Wenn die Prüfung nicht im Betrieb stattfinden soll, müssen Sie dies schriftlich und plausibel begründen. Ein Platzproblem wird der Prüfer beispielsweise akzeptieren. Alternativen zur Prüfung im Unternehmen sind beispielsweise:

• Die Prüfung in der Kanzlei des Steuerberaters: Hier profitieren Sie von der Erfahrung des Steuerberaters oder der Steuerberaterin mit Betriebsprüfungen. Der Nachteil: Die Prüfung in der Kanzlei ist teuer.
• Die Prüfung beim Finanzamt: Hier bringen Sie alle relevanten Unterlagen zum Finanzamt. Ein Nachteil könnte sein, dass sich der Prüfer im Finanzamt mehr Zeit nimmt, um die Unterlagen gründlich zu prüfen und so eher auf Unstimmigkeiten stößt.

Verfahrensdokumentation für die Betriebsprüfung auf Knopfdruck

Ein wichtiger Punkt bei der Betriebsprüfung ist die Verfahrensdokumentation. Die soll die lückenlose Prüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit von Dokumenten in IT-gestützten Unternehmensprozessen gewährleisten. Daher besteht für jedes Unternehmen in Deutschland unabhängig von seiner Größe die Pflicht, eine Verfahrensdokumentation zu führen – selbst als Freiberufler oder Kleinunternehmer betrifft Sie das.

Stellen Sie sich vor, die Prüfer fragen „Wie scannen Sie Papierrechnungen und wie sind die Daten bei Ihnen gesichert?“ oder „Kann ich bitte Ihre Verfahrensdokumentation für den Umgang mit elektronischen Rechnungen sehen?“. Die Automatisierung der Verfahrensdokumentation in modernen Buchhaltungslösungen wie Lexoffice spart Ihnen in so einem Fall Zeit, Geld und Nerven.

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Lückenlos, blitzschnell und GoBD-konform erstellt: Die komfortable und einfache Verfahrensdokumentation für die Belegablage ist eine der zahlreichen automatischen Funktionen, mit denen Lösungen wie Lexoffice für hohe Effizienz in den Arbeitsabläufen bei der Zusammenarbeit mit dem Steuerberater sorgt und auf diese Weise der Betriebsprüfung ihren Schrecken nimmt.

Grundlage der Lexoffice-Verfahrensdokumentation ist die Mustervorlage der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung: „Auslegung der GoBD beim Einsatz neuer Organisationstechnologien“. Sie wird beim Aufruf automatisch mit deinen Inhalten aus der Lexoffice Buchhaltungssoftware individuell ausgefüllt und kann jederzeit wieder aufgerufen werden.

Was passiert aber, wenn Sie die strengen Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) nicht erfüllen? Ganz einfach: In diesem Fall schätzt das Finanzamt Ihre Einkünfte, denn es vermutet Schwarzarbeit oder hinterzogene Gewinne. Ein weiterer guter Grund, die eigenen Unterlagen in Ordnung und „prüfungssicher“ zu haben. Denn Schätzungen des Finanzamts sind selten unternehmerfreundlich.

Fazit

Eine Betriebsprüfung kann Sie jederzeit treffen, aber Sie sollten deswegen nicht in Panik geraten: Wenden Sie sich an Ihren Steuerberater, mit dem Sie dann zusammen die Betriebsprüfung vorbereiten. Die GoBD-Konformität, die Möglichkeit der Verfahrensdokumentation auf Knopfdruck sind in diesem Zusammenhang gute Argumente für moderne Buchhaltungslösungen. Eine Betriebsprüfung wird dadurch zwar nicht zum Freudenfest, aber deutlich entspannter.