Im Geschäftsalltag ist es entscheidend, für erbrachte Leistungen korrekte und professionelle Rechnungen auszustellen. Fehler können dazu führen, dass Kunden die Zahlung verweigern und zusätzlicher Aufwand für Korrekturen entsteht. In solchen Fällen gilt es die Rechnung zu stornieren und neu zu erstellen, was Zeit und Nerven kostet. Darüber hinaus können fehlerhafte Rechnungen einen unprofessionellen Eindruck hinterlassen und zu rechtlichen Problemen mit dem Finanzamt führen.
Buchhaltungssoftware statt Excel: Viele Vorteile
Trotz dieser Risiken erstellen viele Unternehmen ihre Rechnungen immer noch mit herkömmlichen Programmen wie Word oder Excel. Dies ist jedoch zeitaufwändig und fehleranfällig. Eine moderne Buchhaltungssoftware erleichtert diesen Prozess erheblich und minimiert das Fehlerrisiko. Das erspart Stress mit Kunden und Finanzamt, macht einen professionellen Eindruck und erleichtert auch die Planung der Einnahmen. Außerdem werden alle Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung automatisch umgesetzt. Dazu gehören:
- Alle steuerlich relevanten Unterlagen wie Rechnungen müssen unveränderbar (also GoBD-konform) erstellt und aufbewahrt werden. Sind Änderungen erforderlich, müssen diese nachvollziehbar dokumentiert werden.
- Alle steuerlich relevanten Unterlagen zu sämtlichen Geschäftsvorfällen sind zu dokumentieren und bis zu zehn Jahre vollständig aufzubewahren. Darüber hinaus müssen sie im Falle einer Betriebsprüfung jederzeit zugänglich sein.
Buchhaltungsprogramme für kleine Unternehmen im Test
IMTEST hat getestet, welches Buchhaltungsprogramm sich am besten rechnet.
Gerade wenn es um das Schreiben von Rechnungen geht, sind aber noch weitere Punkte interessant.
- Lassen sich eigene Logos und das Corporate Design in die Rechnung integrieren?
- Können Rechnungen direkt aus der Software heraus versendet werden (z.B. per Post oder E-Mail)?
- Kann die Buchhaltungssoftware Angebote automatisch in Rechnungen umwandeln?
- Ist ein Mahnwesen in die Buchhaltungssoftware integriert, das z.B. automatisch erkennt, wann Zahlungen überfällig sind und das Erstellen von Mahnungen entsprechend erleichtert?
- Ist die Anzahl der Rechnungen pro Jahr begrenzt?
Testsieger macht das Schreiben von Rechnungen einfach und sicher
Ein Beispiel für eine solche Software ist lexoffice, IMTEST-Testsieger im Bereich Buchhaltung. Mit lexoffice lassen sich Rechnungen schnell und einfach erstellen, das Layout anpassen und die Einnahmen mit dem Bankkonto abgleichen. Die Software erfüllt alle geltenden Vorschriften und erleichtert den gesamten Prozess der Rechnungserstellung erheblich. Und das Wichtigste: lexoffice ist GoBD-zertifiziert. Damit erfüllt der Dienst alle Anforderungen an die Angebots- und Rechnungserstellung vollautomatisch. Ideal vor allem für Selbstständige, Freiberufler und kleine Unternehmen, die Angebote und Rechnungen heute noch mit herkömmlichen Textverarbeitungsprogrammen schreiben. Ebenfalls praktisch: Es ist möglich, Kunden, Artikel und Leistungen per CSV aus anderen Systemen zu importieren. Aber auch wenn das nicht möglich ist, gestaltet sich die Rechnungserstellung erstaunlich einfach.
So geht’s: Rechnungen schreiben mit lexoffice
1. Im lexoffice Dashboard oben rechts auf Neue Rechnung klicken. Die selbsterklärende Eingabemaske führt Sie nun Schritt für Schritt durch die Rechnungserstellung. Falls noch nicht geschehen, legen Sie zunächst den Kunden mit Adresse und Kontaktdaten an. Ansonsten klicken Sie einfach in das obere Feld und wählen den gewünschten Kunden aus dem Dropdown-Menü aus.
2. lexoffice sorgt dafür, dass alles Wichtige auf Ihren Rechnungen steht – Sie müssen nur noch die Daten ergänzen. So fügt der Dienst automatisch sorgfältig formulierte Standardtexte ein, zum Beispiel einen Einleitungstext und eine Nachbemerkung. Diese Texte können Sie bedenkenlos verwenden. Natürlich haben Sie auch die Möglichkeit, die Formulierungen zu bearbeiten oder eigene Texte einzufügen.
3. Geben Sie nun die Rechnungspositionen mit Menge, Preis, Umsatzsteuer und ggf. Rabatt ein. Tipp: An dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit, Positionen abzuspeichern, um diese für zukünftige Rechnungen einfach übernehmen zu können. Klicken Sie dazu unter einer Rechnungsposition auf Neue Position. Es erscheint eine Maske mit Feldern für Bezeichnung, Beschreibung, Netto- und Bruttopreis sowie Einheit. Mit einem Klick auf Speichern übernehmen Sie die Eingaben als Belegposition für zukünftige Angebote oder Rechnungen.
Darüber hinaus bietet lexoffice zahlreiche weitere Funktionen, die den gesamten Buchhaltungsprozess erleichtern. Dazu gehören beispielsweise das automatische Anhängen von AGB, die Möglichkeit, Angebote in Rechnungen umzuwandeln und die Verwaltung von Serienrechnungen. Bei der Erstellung berechnet die Software zudem automatisch den Gesamtbetrag unter Berücksichtigung von Rabatten oder Boni. Sie ermöglicht auch die Auswahl oder die Erstellung neuer Zahlungsbedingungen direkt in der Fußzeile.
4. Nach Fertigstellung der Rechnung bietet lexoffice eine Vorschaufunktion, mit der Sie überprüfen können, ob alle Angaben korrekt sind und das Layout Ihren Vorstellungen entspricht. Bei Bedarf können Sie Änderungen vornehmen oder alternative Layouts auswählen. Die Software bietet anpassbare Vorlagen sowie die Möglichkeit, eigene Designs inklusive Firmenlogo zu verwenden. Wichtige Unternehmensdaten wie die Bankverbindung platziert die Software automatisch auf allen Dokumenten.
5. Ist die Rechnung versandfertig, genügt ein Klick, um sie per E-Mail an den Kunden zu schicken. lexoffice fügt sie dann automatisch als Anhang hinzu, so dass Sie nicht einmal einen Text verfassen müssen. Alternativ können Sie die Rechnung auch ausdrucken, als PDF speichern oder als Entwurf ablegen.
Fazit
Alles in allem bietet lexoffice eine benutzerfreundliche und umfassende Lösung für die Rechnungserstellung, die nicht nur effizient ist, sondern auch sicherstellt, dass das Endergebnis alle rechtlichen Anforderungen erfüllt.
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