Umweltbewusstsein und Nachhaltigkeit gewinnen immer mehr an Bedeutung, selbst Unternehmen sehen sich in der Verantwortung, aktiven Umweltschutz und nachhaltigen Umgang mit Ressourcen am Arbeitsplatz umzusetzen. Ein wichtiger Faktor ist dabei die digitale Nachhaltigkeit, denn damit können Unternehmen einen effektiven Beitrag zu mehr Umwelt- und Klimafreundlichkeit leisten.

Um zu einem klimaneutralen Arbeitsplatz beizutragen, wurde die digitale Nachhaltigkeit zuletzt eher stiefmütterlich behandelt. Obwohl, die Digitalisierung brachte große Vorteile für die Umwelt – einschließlich der Reduzierung der reisebedingten CO2-Emissionen. Außerdem tragen digitale Lösungen dazu bei, weitestgehend papierlos zu arbeiten, indem sie Abläufe beschleunigen, Geld sparen und einen Betrag zu Gesundheit Ihrer Mitarbeiter leisten.

Wieso ist ein papierloses Büro besser für Umwelt und Mitarbeiter?

Die Herstellung von Papier verschlingt viel Energie und eine große Menge Wasser. Laut Umweltbundesamtes benötigt die Herstellung einer Tonne Papier genauso viel Energie, wie die Herstellung einer Tonne Stahl. Wenn man bedenkt, dass eine vierköpfige Familie durchschnittlich eine Tonne Papier pro Jahr verbraucht, wird deutlich, wie hoch der Ressourcenverbrauch ist.

Aber nicht nur die Papierherstellung belastet die Umwelt, auch jeder Laserdrucker bläst viel Feinstaubpartikel in die Raumluft, die auf Dauer die Gesundheit der Mitarbeiter belasten können. Das gleiche gilt übrigens für Kopierer. Nach Untersuchungen der Weltgesundheitsorganisation WHO gibt es keine Feinstaubkonzentration, die keine schädliche Wirkung auf die Gesundheit hat. Umso bedenklicher ist es, wenn Mitarbeiter täglich mitunter mehrere Stunden in einer Feinstaubwolke arbeiten.

Da stellt man sich natürlich die Frage, ob das Arbeiten mit Kopierern und Druckern noch zeitgemäß ist. Viele Unternehmen verlangen eine ordnungsgemäße Buchführung, die ein komplett papierloses Arbeiten (noch) nicht möglich macht. Aber: In vielen Bereichen lässt sich schon heute ohne viel Aufwand Papier vermeiden.

Dokumenten Management Systeme (DMS) helfen dabei, alle papierbasierten Prozesse zu digitalisieren und Prozesse einzuführen, die rein digital und damit ohne ausgedruckte Geschäftspapiere und Kopien funktionieren. Und das schont nicht nur Ressourcen, sondern auch die Kasse für Porto und Büromaterial. Beispielsweise kann ein Versicherungsvertreter die Beratung, Vertragsabschließung und Datenverarbeitung papierlos umsetzen. Auch in vielen anderen Büros können Unternehmen in Abteilungen vom Marketing und der Kundenakquise bis hin zur Buchhaltung digitale Kommunikationskanäle und Software-Lösungen nutzen.

In 8 Schritten zum papierlosen Büro

Man muss auch ehrlich sein, dass komplett papierlose Arbeiten im Büro oder im Home-Office lässt sich aktuell nicht in Gänze umsetzen. Wie man jedoch mit digitalen Lösungen den Arbeitsalltag wirtschaftlicher macht und ganz nebenbei den Papierverbrauch verringert, zeigt Ihnen die Schritt-für-Schritt-Anleitung.

1. „Papierfresser“ ausfindig machen

Um den Weg zum papierlosen Arbeiten zu ebnen, schauen Sie zunächst, in welchen Abteilungen besonders viel Papier verbraucht wird. Das liefert in der Regel schnelle und effektive Resultate.

2. Cloud-basierte Speicherlösungen

Um eine digitale Ordnerstruktur in einem papierlosen Büro aufzubauen, ist eine passende Cloudlösung nötig. Sie muss alle Funktionen für effiziente Arbeitsprozesse umfassen: Ein hoher Sicherheitsstandard und genügend Speicherplatz gehören zu den Mindestanforderungen.

3. Mitarbeiter schulen

Damit alle an einem Strang ziehen, müssen Ihre Mitarbeiter in den digitalen Anwendungen geschult werden. Zusätzlich muss es genügend Zeit für die Klärung von Fragen und Problemen geben.

4. Dokumentenscanner besorgen

Der erste Schritt zum papierlosen Büro ist die Bereitstellung benötigter Dokumentenscanner: Damit Sie alle Dokumente in digitaler Form nutzen können, ist das Einscannen unumgänglich. Außerdem benötigen Abteilungen, die bislang nicht mit digitalen Dateitypen gearbeitet haben, eventuell neue Laptops.

5. Papierdokumente einscannen

Nun ist es an der Zeit, alle Papierdokumente einzuscannen und nach Möglichkeit mit OCR zu versehen. OCR ist eine Texterkennung und steht für „Optical Character Recognition“: Anhand dieser Funktion können Computer eingescannte Dokumente nicht nur als Bild abspeichern, sondern auch in ein nachträglich bearbeitbares Textdokument verwandeln.

6. „Connect to Outlook“ einrichten

Für mehr Produktivität lässt sich das E-Mail-Programm Microsoft Outlook mit einer digitalen Ablage verbinden. So müssen Sie Ihr E-Mail-Fenster nicht jedes Mal schließen, wenn ein Dokument angehängt werden soll. Stattdessen gelangen Sie direkt über die integrierte Suchfunktion in das Archiv.

7. Workflow messen und optimieren

Ermitteln Sie, wie hoch die Zeit- und Kostenersparnis und Produktivität ist. Außerdem ist es gut zu wissen, ob Sie Ordnerstrukturen überarbeiten müssen und ob alle Mitarbeiter gut mit dem papierlosen Büro zurechtkommen.

8. Mit Lexware financial Office papierlos arbeiten

Mit Lexware financial Office wickeln Sie Dokumente wie Rechnungen und Lieferbestände ab. Starten Sie die Umstellung zum papierlosen Büro mit einer umfassenden Unternehmenssoftware für folgende Bereiche:

• Buchhaltung
• Auftragsbearbeitung
• Warenwirtschaft
• Lohn- und Gehaltsabrechnung

Fazit

Reduzieren Unternehmen ihren Papierverbrauch, optimierten sie Prozesse, sparen Kosten, erhöhen die Sicherheit wichtiger Dokumente und die Gesundheit der Mitarbeiter. Zudem tragen sie einen wichtigen Beitrag zu mehr Nachhaltigkeit bei. Papierlos zu arbeiten, sollte im digitalen Zeitalter sicherlich eine Überlegung für jedes zukunftsorientierte Unternehmen sein.