Unfassbar: Jeder Deutsche verbraucht laut Umweltbundesamt 219 Kilogramm Papier pro Jahr. Doch nicht nur aus Umweltschutzgründen lohnt es sich, seinen persönlichen Papierfußabdruck zu reduzieren. Durch die Verringerung von Papier sinkt sowohl die Anzahl abgeholzter Bäume als auch der Energieverbrauch für Verarbeitung und Transport erheblich. Auch Treibhausgase, die durch die Papierherstellung entstehen, werden reduziert. Kurzum: Weniger Papiereinsatz im Büro bedeutet aktiven Umweltschutz. Das Konzept des papierlosen Büros bietet allerdings auch wirtschaftlich unschlagbare Vorteile. Hier die 5 Wichtigsten.

Grund 1: Verbesserte Sicherheit

Einer der größten Vorteile der Digitalisierung ist, dass wichtige Dokumente wie Geschäftsverträge sicherer vor Manipulation oder Zerstörung sind. Im Gegensatz zu physischen Dokumenten, die sich falsch ablegen, zerstören oder manipulieren lassen, ist es möglich, digitale Dokumente mit einem Schreibschutz zu versehen oder zu verschlüsseln.

Beispiel: Wer seine Buchhaltung mit einer papierlosen Lösung wie Lexoffice erledigt, und so seine Dokumente in der Cloud speichert, genießt Datensicherheit auf Bankenniveau. So werden sämtliche Daten in ISO 27001 und PCI DSS zertifizierte Hochsicherheitsrechenzentren im Großraum Frankfurt am Main gespeichert. Zugriff hat nur der Nutzer selbst beziehungsweise Mitarbeiter mit entsprechenden Berechtigungen.

Grund 2: Mehr Durchblick

Ein weiteres Thema bei physischen Dokumenten ist die Schwierigkeit festzustellen, welche Version die richtige Version darstellt, da sich oft mehrere Kopien an verschiedenen Orten befinden. Digitalisierte Dokumente bieten dagegen eine viel besseren Überblick darüber, welche Versionen die neusten sind. Das gilt im Besonderen für Dokumente, die es häufig anzupassen gilt, beispielsweise Verträge und Angebote. Die Digitalisierung von Dokumenten bringt Unternehmen in diesem Bereich viele Vorteile: Legen diese Dokumente digitalisiert zentral ab, haben die involvierten Mitarbeiter stets Zugriff auf die neueste Version. Das verbessert die Zusammenarbeit deutlich und minimiert Fehlerquellen. Änderungen an digitalen Dokumenten werden automatisiert gespeichert und sind transparent nachverfolgbar.

Grund 3: Leichter zugängliche Daten

Wenn Dokumente digital vorliegen, lassen sich darin enthaltene Informationen deutlich einfacher und schneller finden. Während Mitarbeiter bei Dokumenten in Papierform alles bei Auge erfassen müssen, um die gesuchten Infos zu finden, entfällt dieser aufwendige Prozess bei elektronisch erfassten Dokumenten. Kommt zum Beispiel Lexoffice zum Einsatz, greifen die Mitarbeiter von überall per Internet oder per App mit Notebook, Smartphone oder Tablett schnell auf die wichtigsten Kennzahlen zu.

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von Nils Matthiesen

Grund 4: Geringe Kosten  

Die Umstellung auf papierloses Arbeiten hat nicht nur erhebliche Vorteile für die Umwelt, sondern auch für Ihr Unternehmen. Denn Papier ist teuer. Zahlen aus Deutschland gibt es keine, aus den USA dagegen umso mehr. Einige Beispiele: Ein Aktenschrank mit einer Fläche von neun Quadratmetern nimmt rund 10.000 Dokumente auf – die gleiche Menge, die ein typischer Büroangestellter pro Jahr verbraucht. Außerdem wächst der Papierverbrauch in einem durchschnittlichen Unternehmen jedes Jahr um etwa 22 Prozent, so dass sich der Papierverbrauch eines Unternehmens innerhalb von vier Jahren verdoppelt.

Der Unterhalt eines Standard-Aktenschranks kostet zwischen 1.500 und 2.100 US-Dollar pro Jahr. Und laut Untersuchungen des U.S. Verbandes thepaperlessproject, geben amerikanische Unternehmen jährlich mehr als 120 Milliarden US-Dollar für gedruckte Formulare aus. Von diesen Formularen sind die meisten innerhalb von drei Monaten veraltet. Die Kosten für die Ablage von Papierdokumenten belaufen sich dabei auf durchschnittlich 20 US-Dollar pro Monat. Das summiert sich. Laut einer Studie des Corp! Magazine geben US-Unternehmen jedes Jahr 8 Milliarden Dollar für die Verwaltung und Lagerung von Papierdokumenten aus. Weitere Interessante Studienergebnisse von Forbes und thepaperlessproject:

• Ein durchschnittliches Dokument wird 9- bis 11-mal kopiert.
• Für die Pflege von 12 Aktenschränken ist ein zusätzlicher Mitarbeiter erforderlich.
• Jedes falsch abgelegte Dokument kostet 120 US-Dollar. Es kostet 220 US-Dollar, ein verlorenes Dokument zu reproduzieren. Große Unternehmen verlieren durchschnittlich alle 12 Sekunden ein Dokument.

Die Umstellung auf ein papierloses Büro kann Kosten demnach erheblich senken. Das gilt im Speziellen für die Einsparung von Fläche, da Aktenschränke wegfallen. Aber auch die Kosten für Tinte und Büromaterial sinken.

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Grund 5: Mehr Kontrolle

Ein weiterer bedeutender Vorteil der Digitalisierung von Dokumenten und der Umstellung auf ein papierloses Unternehmen besteht darin, dass Sie Verpflichtungen und Fristen besser im Blick behalten. Bei papiergestützten Prozessen gilt es, Termine in einem Kalender festzuhalten. Das macht es einerseits aufwändiger als auch schwieriger, den Überblick zu behalten. Fehler bedeuten wiederum Kosten, etwa durch verlängerte Abonnements, Zuschläge oder Mahnungen. Setzen Sie dagegen auf digitalisierte Lösungen, die wichtige Termine, Werte und Verpflichtungen automatisch erfassen, können Sie sicher sein, dass alle Partei rechtzeitig informiert werden. Das bedeutet insgesamt deutlich weniger Stress.

Fazit

Ihre Kunden, Geschäftspartner und Mitarbeiter werden die Umstellung zu einem papierlosen Büro zu schätzen wissen. Zum einen, weil sie die Geschäftsbeziehungen mit Ihnen erleichtern und zum anderen, weil Sie einen Beitrag zum Umweltschutz leisten.